河南中医药大学档案工作规范

一、档案收集整理归档工作

1.档案馆承担着学校党政机关的文件材料以及学籍档案、研究生档案、科技档案、基建档案、财会档案的收集、整理、借阅、统计、利用等工作。

2.每年的1-6月份收集并整理学校的文书档案，一般要在六月份完成学校的文书档案的归档工作。

3.每年7-11月份收集并整理全校的普通、成教、研究生的学籍毕业证书号的收集整理工作。

4.科技档案在结项并获奖后三个月之内收集并整理归档。

5.基建档案在验收后三个月内向档案馆移交。

6.重大活动档案，应在活动结束后两个月之内向档案馆移交档案（纸质和电子稿），以保证档案材料的完整性。

二、档案借阅与学历认证工作

1.严格执行档案借阅制度，任何单位、任何人不经档案工作人员同意不得私自查阅档案。

2.档案的查阅：文书档案查阅需经本部门领导同意，方可借阅，重要档案查阅，如党委会议记录或校长办公会记录需经主管领导或校长签字同意后并填写借阅登记表，方可进行查阅。

3.补办毕业证，按照补办毕业证明书的相关程序，提供所需资料，由相关部门负责补办毕业证明书人员统一提交材料，档案室方可查阅；并由档案管理人员签字有效。

4.学历认证人员需提供本人身份证和毕业证原件或复印件，如委托办理需提供委托书或委托人身份证，并提供毕业证书和身份证原件或复印件方可查阅。

三、档案数字化工作

1.大力推荐档案数字化建设，积极向兄弟院校学习，吸取先进经验，使档案管理科学化、正规化。

2.把档案数字化作为档案工作的重中之重，提高档案管理模式。

3.在档案数字化运用上下功夫，发挥信息化的优势和特点，熟悉档案管理的操作规程，方便快捷的服务学校，服务社会。

四、档案的统计利用工作

1.做好档案的统计工作。

2.充分利用档案资源为学校各项工作服务。

五、档案管理工作

1.建立健全全校档案管理的各项规章制度。

2.做好全校档案收集、整理、管理、利用工作。

3.指导一、二、三附院档案工作。

4.调动兼职档案员积极性，及时收集重大活动档案。

5.提升服务质量，提高服务效率。

6.做好档案库房的安全、消防等工作。