各部门、单位：

本着“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的宗旨，进一步加强我校档案资源建设和管理，充分发挥档案存史、资政、育人的重要作用，请全校各部门单位切实履职尽责，认真做好我校2025年度各类档案材料的完整收集、规范整理和入库工作，现将相关事项通知如下：

一、归档范围

此次收集范围主要为2025年度各部门各单位在各项工作中形成的对学校和社会具有历史保存价值的文件、声像、实物等材料（详见附件1：《河南中医药大学档案归档范围》）。

请各部门单位结合本部门单位的工作职责和工作实际遴选并确定好归档文件的范围等，保质保量按时收集整理移交本部门单位的档案。如有其他年度需归档的文件材料，分年度整理一并移交。

二、归档要求

1、为保障学校档案资源的完整、系统，请各部门、各单位务必高度重视归档工作，各部门档案工作负责人应加强对本单位归档工作的督促与检查，兼职档案员应切实履行职责，做好本单位档案的收集、整理与移交工作，保证归档文件完整、齐全，并按时移交，避免档案工作中的违法违纪行为（详见附件4：《档案管理违法违纪行为处分规定》）。

2.各部门、各单位兼职档案员要本着对学校历史高度负责的态度，做好2025年各类档案的收集移交工作，以确保学校档案的完整性。

3.文件类的归档材料以“件”为单位归档，OA办公系统中形成的电子文件要求纸质、电子双套制归档。

4.报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的材料，以册（本）为单位移交。

5.归档材料须是原件，复印件原则上不得归档。

6.合同、协议：原件确保该合同或协议印章、签字、日期完整有效。

7.声像档案：录音、录像光盘的外盒上应贴上标签,并附有文字说明，内容包括事由、时间、地点、人物；照片要求每张照片都做好文字说明，内容包括事由、时间、地点、人物。

8.实物档案：标明实物名称、获得时间和颁赠单位。

9.电子档案：标明与纸质档案相符的标题及时间。

三、归档时间和移交地点

1.时间：即日起至2026年4月30日

2.地点：龙子湖校区俊学楼B207室

3.归档须知：

文书类档案：请于2026年4月30日前移交进馆。

学籍类档案：2025级招生录取表、2025届学生信息卡、2025届毕业生成绩单、2025届毕业生授予学位名单、2025届毕业生学历证书名册。

财会档案：当年形成的档案需由财务处临时保管满一年后，再移交档案馆。

科研（课题）类项目档案：在项目完成，通过鉴定验收后2个月内归档。

基建类档案：在项目完成后三个月内归档。

四、归档程序

1.归档材料移交时，交接双方当面清点核对，符合归档规范要求的进行验收并办理移交手续，不符合要求的由兼职档案员整理好后再移交。

2.归档单位将经过初步整理的档案资料移交到学校档案馆时，须同时填写并打印“附件2：《2025年度档案资料移交清单》”和“附件3：《2025年度档案资料验收清单》”，清单一式两份，经办人和单位领导签字盖章后，连同档案资料一并在规定时间内移交档案馆，经档案人员逐项验收无差错后，双方签字并各持一份备查。

3.若部门本年度无任何需移交的档案资料，仍需正常填写《2025年度档案资料验收清单》，清单内移交档案相关内容栏统一填写“无”，确保各部门单位档案收集整理移交工作流程完整闭环和记录可查。档案馆将以此作为年度统计依据进行数据汇总，及时向学校主管领导汇报。

4.电子档案及归档材料移交清单的电子稿须同时发送至邮箱954983523@qq.com。

5.未尽事宜请与档案馆联系，联系电话：55888858；联系人：

文书档案：吴老师

学籍档案：白老师

财务档案：黄老师

实物档案：梅老师

档案馆

2026年4月7日