各部门、各单位：

根据档案工作管理规定，请各部门、各单位将本部门2023年度在工作中形成的具有保存价值的文件材料， 按学校归档文件要求（参考学校档案馆网站—业务指导—河南中医药大学文件归档范围和保管期限）整理好移交档案馆。2023年度以前因特殊原因未及时归档须补充归档的文件材料，请分年度整理好一并归档。现就归档具体事宜通知如下：

一、归档范围

1.2023年度学校部门、各单位收到的上级及业务主管部门下发的与学校有直接关系并需要执行的文件材料。

2.2023年度学校各级领导及教职工参加教育部、河南省委、省政府及其它单位召开的重要会议文件。

3.审核评估期间的相关文件材料。

4.学校举行重大活动形成的文件材料。如：学校重大活动形成的各类文件材料、照片等。

5.2023年度学校各部门、各单位签订的合同、协议等。

6.实物档案的收集，根据河南中医药大学河中医[2023]15号《关于征集重要档案、实物档案、荣誉档案的通知》进行收集。

二、归档程序

1.各部门、各单位负责文件材料管理的工作人员将2023年度学校党政管理、教学、学生管理、科研、外事、基建、资产与设备管理、出版发行、财务会计等活动中产生的具有保存价值的文件材料和需要贯彻执行的上级机关来文等收集齐全完整，进行分类整理并排好文件的次序。

2.归档文件均应注明文件形成日期，移交文件一式两份，双方签字盖章。

3.归档材料应是原件，复印件原则上不得归档。

4.归档材料必须完整，如学生成绩表应涵盖所有学院毕业或肄业学生的成绩。兼职档案员（立卷员）在整理过程中要对照目录逐卷（件）检查，逐份清点，收集齐全归档，不得遗漏和散失。

四、移交时间

1.党政管理部门、各学院请于2024年4月12日前移交进馆。

2.教学档案按学年度在每学年结束后即可进行整理，次年3月底以前归档。

3.科研（课题）类项目档案，在项目完成，通过鉴定验收后2个月内归档。

4.基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。

5.部分单位2023年以前未归档的文件材料，请相关单位负责人及兼职档案员多加催促，在档案馆专职档案员指导下完成补充归档任务。

五、归档要求

1.各部门、单位是学校档案工作的源头，希望有关单位分管档案工作领导切实加强对本单位档案工作的领导，督促兼职档案员和相关工作人员认真负责地做好文件整理归档工作。

2.移交的合同或协议原件确保该合同或协议印章、签字、日期完整有效。

3.各部门、各单位兼职档案员要切实履行职责，做好本单位归档材料的收集、整理与移交工作，保证归档文件材料完整、齐全，并按时移交。在对文件进行整理、归档过程中加强与档案馆工作人员联系，如兼职档案员有变动的，及时在工作群内进行更新，共同做好2023年度档案立卷归档工作，确保各门类档案及时完整归档。档案馆将随时对各部门文件归档情况进行通报。望各有关单位高度重视，积极配合，切实把文件材料归档工作落到实处。

六、移交地点

档案馆（俊学楼B207室）

联系人：梅婷 吴倩

联系电话：55668158。

附：《关于征集重要档案、实物档案、荣誉档案的通知》河中医[2023]15号