各部门、单位：

为进一步做好河南中医药大学档案材料收集归档工作，根据河南省档案局有关规定和学校整体工作安排，现将我校2017年度文件材料的收集、整理、归档工作有关事宜通知如下：

一、归档范围

（一）各职能部门需要收集2017年度在教学、科研、管理各项工作中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图标、声像等不同载体的文件材料。

（二）全校性、综合性的文件由党委办公室、校长办公室负责立卷归档。其余按职能部门负责相应门类的立卷归档工作。

二、归档时间地点

（一）党政管理部门应在2018年3月31日之前把应该归档的材料整理、收齐交至学校档案馆。

（二）教学档案按学年在每学年结束后进行整理并移交，次年3月底前归档。

（三）科研档案按照课题类项目档案，在项目完成通过鉴定验收后2个月内归档。

（四）基建类档案应在项目完成后三个月内归档。

（五）部分单位2017年以前未归档的文件材料，请相关单位负责人及兼职档案员认真梳理，在专职档案员指导下完成补充归档工作。

如有特殊情况不能按时移交的，需出具书面说明，并由单位主管领导签字盖章后交至学校档案馆备案。

档案移交地点：学校档案馆304房间（西门口办公楼三楼）

联系人：文书档案：梅婷

科技类、研究生档案：吴倩

教学类档案：白江欣

联系电话：55668158

三、归档要求

（一）各部门负责人为归档工作的第一责任人，需指定专人（兼职档案员）负责归档工作，请于2018年3月18日之前将兼职档案员名单及联系方式报学校档案馆。

（二）各部门归档材料必须是已经办理完毕具有保存价值，不影响现有工作进行的原始材料，不论何种载体（纸质文件、光盘等）、何种形式（文字、图片、视频等），只要具有参考价值和保存价值的档案，一律整理后移交档案馆保管。

（三）各部门对所收集的资料进行初步整理：剔除重份资料，核对文稿版次、签字与印章等。

（四）各部门移交档案材料时应以部门为单位、按年度、月份时间顺序整理，归档材料应完整、准确、系统，如有丢失，及时补齐。档案移交时，所有归档材料均要附带目录，除提交纸质版外（纸质目录一式两份，移交时归档单位、接收人签字后各执一份），还需提交电子版文件信息。

注：请各部门、各单位按时完成本年度的文件材料归档工作，逾期不交的单位将上报至学校并通报（以上内容不含一、二、三附院）。

四、注意事项

（一）归档材料须为已办理完毕的原件，正在办理中或具流动性文件材料、短期内对本部门业务仍有参考价值的材料等，不属于综合档案室归档范围。

（二）任何保存有我校重大事件或对我校建设有重大意义的文件、图片、视频或其他形式的档案或资料的单位和个人，都可将材料报送学校档案馆，以便充实和丰富馆藏相关材料。

河南中医药大学档案馆

2018年3月6日