为加强档案工作管理，使档案工作进一步规范化，不断提高管理水平，有效地保护和利用档案，更好地为学校教学、科研、医疗、管理及服务等各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法 》和教育部第27号令，结合我校实际，制定本办法

一、档案工作基本任务

1、学校档案馆负责全校的档案工作。档案工作必须贯彻执行国家有关档案工作的法律、法规和方针政策，负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料。

2、学校档案必须实行集中统一管理，在管理的过程中确保档案的完整、准确 、 和安全，便于开发与利用。

3、学校档案工作要实行科学管理，逐步采用先进技术，与学校的信息化整体建设同步发展，积极开发档案信息资源，为满足学校和社会需要提供优质服务。

4、做好档案利用工作，创造条件，积极为全校师生员工、校友等做好服务，提高档案利用率。

5、对全校兼职档案工作人员进行不定期培训，利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能。

6、积极参加档案机构组织的学术研究和交流活动等，不断提高档案管理和服务水平。

二、档案立卷归档

1、学校档案的收集按照《高等学校档案实体分类法》和河南省《归档文件整理规则》进行收集和整理，内容包括：党群、行政、教学、科研、产品开发和科技开发、基本建设、出版、外事、文件材料，以及反映学校工作和活动的有保存价值的声像载体和实物。医疗档案的收集与归档由各附属医院档案管理人员按有关行业规定执行。

2、负责学校归档文件整理的部门、单位必须按照国家有关规定，对应当归档的各类文件材料、物品进行积累、整理组卷，按要求及时向学校档案馆移交，任何单位或个人不得以任何理由不予移交，更不得据为己有。

3、全校性、综合性材料由党委办公室、校长办公室负责立卷归档，其余按照分工负责相应门类的立卷归档。

4、归档文件应当质地优良、格式统一，手稿字迹工整，各类文件一式两份，重要文件一式两份（含电子稿）。

5、归档时间：学校发文及各类综合性文件在次年4月底以前完成归档任务；科研课题档案在验收后两个月内归档；基建档案在工程结束验收合格后2个月内归档；声像档案在完成制作后三个月内归档；实物档案在收集后三个月内归档。电子档案按电子文件归档制度的要求归档。

6、接收档案必须履行手续，填写移交清册，经档案工作人员验收后，方可归档，并履行交接手续。

7、档案的整理按照问题、时间或重要程度排列，应按照：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后的原则进行整理。

8、档案的整理应严格按照上级要求，对文件材料进行分类、装订、编号、排架。材料的立卷归档工作受学校档案馆工作人员的监督和指导。

三、管理与利用

1、档案馆应根据上级文件规定，编制学校档案分类方案、各类档案工作规范及档案保管期限、对各类档案进行科学分类、编号组卷，编制多种形式的检索工具，提高利用效果。

2、档案馆应建立健全各项规章制度，按规定开展接收、整理、保管、利用工作。

3、学校档案分为永久、长期、短期保管。对于保存期已满，已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册，报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准不得销毁任何档案。

4、涉及学校机密和专利的档案，档案馆应做好档案的安全保密工作，不得随意对外开放。对于要求查阅、摘录、复制尚未开放的档案，须经主管领导批准后方可查档。

5、各档案管理人员要熟悉馆藏，主动提供利用，开发和利用信息资源，为学校各项工作服务。

6、凡档案利用者必须履行手续，填写借阅登记表，以备存查。各种档案的利用必须严格执行保密制度，利用者要爱护档案，不得随意折叠和画圈，增改和抽页等。

7、档案利用者如需要摘抄或复制档案内容，必须经档案人员同意后方可进行，但不得复制与档案无关的内容。

8、学校档案工作应纳入学校信息管理网络，以便充分发挥档案资源的信息作用。

9、加强档案数字化建设，利用现代化的档案管理手段进行管理和利用档案。

10、学校档案馆应认真组织学术理论研究，参加本系统、本地区的档案学会活动，交流管理经验和档案信息，实现资源共享。