关于收集2017年度档案资料的通知

档案馆 2018-03-09

各部门、单位:

为进一步做好河南中医药大学档案材料收集归档工作,根据河南省档案局有关规定和学校整体工作安排,现将我校2017年度文件材料的收集、整理、归档工作有关事宜通知如下:

一、归档范围

(一)各职能部门需要收集2017年度在教学、科研、管理各项工作中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图标、声像等不同载体的文件材料。

(二)全校性、综合性的文件由党委办公室、校长办公室负责立卷归档。其余按职能部门负责相应门类的立卷归档工作。

二、归档时间地点

(一)党政管理部门应在2018年3月31日之前把应该归档的材料整理、收齐交至学校档案馆。

(二)教学档案按学年在每学年结束后进行整理并移交,次年3月底前归档。

(三)科研档案按照课题类项目档案,在项目完成通过鉴定验收后2个月内归档。

(四)基建类档案应在项目完成后三个月内归档。

(五)部分单位2017年以前未归档的文件材料,请相关单位负责人及兼职档案员认真梳理,在专职档案员指导下完成补充归档工作。

如有特殊情况不能按时移交的,需出具书面说明,并由单位主管领导签字盖章后交至学校档案馆备案。

档案移交地点:学校档案馆304房间(西门口办公楼三楼)

联系人:文书档案:梅婷

科技类、研究生档案:吴倩

教学类档案:白江欣

联系电话:55668158

三、归档要求

(一)各部门负责人为归档工作的第一责任人,需指定专人(兼职档案员)负责归档工作,请于2018年3月18日之前将兼职档案员名单及联系方式报学校档案馆。

(二)各部门归档材料必须是已经办理完毕具有保存价值,不影响现有工作进行的原始材料,不论何种载体(纸质文件、光盘等)、何种形式(文字、图片、视频等),只要具有参考价值和保存价值的档案,一律整理后移交档案馆保管。

(三)各部门对所收集的资料进行初步整理:剔除重份资料,核对文稿版次、签字与印章等。

(四)各部门移交档案材料时应以部门为单位、按年度、月份时间顺序整理,归档材料应完整、准确、系统,如有丢失,及时补齐。档案移交时,所有归档材料均要附带目录,除提交纸质版外(纸质目录一式两份,移交时归档单位、接收人签字后各执一份),还需提交电子版文件信息。

注:请各部门、各单位按时完成本年度的文件材料归档工作,逾期不交的单位将上报至学校并通报(以上内容不含一、二、三附院)。

四、注意事项

(一)归档材料须为已办理完毕的原件,正在办理中或具流动性文件材料、短期内对本部门业务仍有参考价值的材料等,不属于综合档案室归档范围。

(二)任何保存有我校重大事件或对我校建设有重大意义的文件、图片、视频或其他形式的档案或资料的单位和个人,都可将材料报送学校档案馆,以便充实和丰富馆藏相关材料。

河南中医药大学档案馆

2018年3月6日

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